Autoleasing: Transitie naar Miles


samenvatting van het onderstaande
  • een transitie naar Miles is meer dan andere software gaan gebruiken
  • de transitie is een organisatieverandering. De leasemaatschappij gaat anders werken, en dus komen er veranderingen in de organisatie en de processen
  • medewerkers van de leasemaatschappij (alle niveaus) moeten bij de transitie dingen doen waar ze niet voor opgeleid zijn en ook de tijd niet voor hebben
  • per leasemaatschappij verschilt de manier van werken. Miles kan op de eigen manier van werken worden ingericht
  • er is aan de kant van de leasemaatschappij inhoudelijk management en inhoudelijke ondersteuning nodig
  • Advicom levert steun bij de organisatieverandering, het project management en het inhoudelijk management. Het speciale van Advicom hierin is het onderkennen van de noodzaak van inhoudelijk management

algemeen
Een autoleasemaatschappij die haar bedrijfssoftware voor de ondersteuning van het operationele bedrijfsproces vervangt door de softwareomgeving Miles (van Sofico) kan met Miles gebruik maken van bulkverwerking, uitgebreid beheer van inkomende en uitgaande documenten, scherpere prijsvorming voor contracten, beter contractbeheer, betere opbrengst van remarketing. Ook geeft Miles de mogelijheid om Retail (B2C) voor onder andere private lease in één omgeving te combineren met Fleet (B2B) met onder andere full service lease, en het kunnen omgaan met de verschillen in contracten en processen hiervoor. Een transitie naar Miles is daarmee niet alleen het inzetten van andere software maar tevens het opnieuw inrichten van processen en de structuur van de organisatie. Sofico kan de leasemaatschappij helpen bij het overgaan naar Miles, maar de leasemaatschappij zelf moet omgaan met de veranderingen in de eigen organisatie.


Advicom levert projectbureau, inhoudelijk management en veranderingsmanagement
In verband met de veranderingen in de eigen organisatie van de leasemaatschappij en het ontbreken van de voor de transitie benodigde vaardigheden bij de medewerkers is het belangrijk dat de autoleasemaatschappij zich realiseert dat zij niet met alleen een projectmanager de transitie tot een succes kan maken. Wil de leasemaatschappij succesvol zijn dan moet ze de eigen medewerkers op een breed terrein inhoudelijk laten ondersteunen. Van medewerkers van een leasemaatschappij kun je niet verwachten dat ze succesvol zonder hulp een transitie naar Miles aankunnen. Er worden allerlei vaardigheden verwacht die ze meestal niet zullen hebben. Denk aan testmanagement.

Advicom kan meedenken over de benodigde organisatie veranderingen. Verder kan Advicom zorgen voor het projectbureau aan de kant van de autoleasemaatschappij. Het projectbureau moet naast een aantal eigen medewerkers bemenst worden met minimaal een projectmanager die sturing aan het project kan geven, en een inhoudelijk manager die inhoudelijke ondersteuning kan doen. Advicom levert de projectmanager en de inhoudelijk manager


inregelen Miles
De manier van werken verschilt per leasemaatschappij. Miles kan daarom aangepast worden aan de wensen van de leasemaatschappij. Samen met de specialisten van Sofico, de leverancier van Miles, bepaalt de leasemaatschappij hoe Miles het bestaande of het aangepaste bedrijfsproces moet ondersteunen. Er is veel mogelijk. Miles kan op allerlei manieren ingeregeld worden. Veel kan via parameters worden ingericht, en veel kan eenvoudig worden aangepast in de software zelf.

Het inregelen van Miles gebeurt aan de hand van een uitgebreide set van 'basis requirements' die aangepast wordt voor wat ingeregeld moet worden. Specifieke wensen worden als afwijkende requirements vastgelegd. Specialisten van Sofico bepalen samen met kerngebruikers van de leasemaatschappij per deel van het bedrijfsproces hoe het pakket voor de leasemaatschappij wordt ingericht.


Eigen team van de leasemaatschappij
De medewerkers van Sofico en medewerkers van de leasemaatschappij werken samen gedurende de gehele transitie naar Miles. Voor deze samenwerking heeft Sofico een eigen aanpak. De leasemaatschappij heeft hierbij een eigen team nodig, deels bestaande uit projectleiding, inhoudelijke ondersteuning van de medewerkers, maar ook uit kerngebruikers die input voor de aanpassingen moeten geven, automatiseringsmedewerkers die zich richten op het overbrengen van de gegevens, en anderen die bijvoorbeeld testen, de organisatie voorbereiden op de verandering, documenten bouwen voor het nieuwe systeem, handleidingen en documentatie maken. Sofico heeft een eigen projectleider. Deze projectleider regelt de werkzaamheden van Sofico medewerkers en geeft het project team van de leasemaatschappij adviezen.


verdeling van project- en inhoudelijk management
Opvallend is het naast een projectmanager ook hebben van een inhoudelijk manager. De taken van de projectmanager en de inhoudelijk manager verschillen, maar vullen elkaar ook aan. Om dit te illustreren geven we een overzicht van de belangrijkste taken van beide.

De project manager waakt over:
  • het proces
  • projectmedewerkers van de leasemaatschappij
  • halen mijlpalen
  • terugkoppeling naar stakeholders en management
  • motiveren medewerkers van de leasemaatschappij voor het werk dat ze naast hun normale werk moeten verrichten
  • communicatie
  • scholing regelen waar nodig

De inhoudelijk manager waakt over:
  • het vastleggen van alles wat moet worden ingeregeld. Sofico organiseert een aantal workshops voor het bepalen hiervan. Hoewel Sofico ook vastlegt wat er ingeregeld moet worden, is het belangrijk dat de leasemaatschappij hiervan een eigen vastlegging heeft. Misverstanden worden hiermee voorkomen
  • het inhoudelijk ondersteunen van medewerkers van de leasemaatschappij. Zij worden ingezet voor zaken waar ze in hun normale werk niet voor zijn opgeleid. De inhoudelijk manager helpt ze daarbij. Denk aan testen, het inregelen van de eigen productieomgeving, en het maken van eigen documentatie
  • ondersteunen datamigratie. Bestaande data kunnen ontoereikend zijn bij een transitie naar Miles. Dit komt omdat in Miles veel meer zaken geautomatiseerd zullen zijn dan in de daarvoor gebruikte applicatie. Dit stelt andere eisen aan de data. Deze moeten volledig zijn, mogelijk zelfs verrijkt moeten worden, en goed moeten aansluiten op wat Miles aan bulkfunctionaliteit levert
  • scholing geven waar nodig